Автоматизация документооборота - признак хорошего руководителя | 25.08.2014 г. в 14:11

Автоматизация документооборота – это то, на что должен обратить внимание руководитель любой современной компании, производства или предприятия. Документооборот лежит в основе делопроизводства в целом и имеет непосредственное отношение к рентабельности, организации и продуктивности бизнеса.

Документооборот представляет собой движение документов в пределах организации с момента их создания или получения, до конечного использования, а также комплексная работа с документами, которая включает в себя основные действия по документальному обеспечению компании. Сегодня все бизнес-процессы завязаны именно на документообороте, так как все сделки, переговоры, движения активов должны подтверждаться документально. Именно поэтому документооборот должен быть налажен грамотно, а все бумаги должны быть систематизированы и находиться в доступе для сотрудников компании, которые ими пользуются в силу своих обязанностей.

Автоматизация документооборота поможет вам решить следующие задачи:

• Регистрация и идентификация документа;
• Параллельная работа с несколькими документами, что существенно сокращает время, затраченное на обеспечение документооборота;
• Постоянное слежение за всеми движениями документа, которое позволяет осуществлять непрерывный контроль данного процесса;
• Создание единой документальной базы;
• Разработка системы хранения и эффективного поиска документа в базе;
• Обеспечение сохранности всех документов;
• Выполнение отчетности по полному документообороту в компании.

Системы автоматизации документооборота при всем своем удобстве ориентированы на человека, то есть на сотрудников компании, которые будут впоследствии этими документами пользоваться. Именно поэтому такие системы существенно облегчают функционирование работников компании, что позволяет им работать более эффективно.

IBA Group занимается разработкой и внедрением систем автоматизации документооборота, которые помогут вам сделать ваш бизнес более продуктивным. Наши системы направлены на создание архивов документов с удобным доступом к ним, а также с возможностью полного и досконального слежения за движениями документов в компании. Наши системы автоматизации документооборота помогут вам оптимизировать бизнес-процессы в компании и организовать грамотный и удобный процесс отслеживания информационных потоков.

KazanWeek