Тест: готов ли ты стать чиновником? | 04.12.2015 г. в 14:45

Те, кто хоть когда-то сталкивался с работой в крупной организации, знает, каких усилий стоит канцелярии, архиву, всему аппарату управления не утонуть в тоннах бумаг, хранить многочисленную нормативную и распорядительную документацию таким образом, чтобы ею всегда можно было воспользоваться при необходимости, предъявить многочисленным контролирующим органам и вышестоящим инстанциям.

А как организовать строгий контроль за своевременным исполнением входящей корреспонденции при условии, что каждый её вид имеет свои сроки исполнения, согласования, визирования, подачи на подпись руководителю?

Для того чтобы привести все это безбрежное море к единообразию, в каждой организации разрабатывается собственная Номенклатура дел, которая утверждается руководством. Она включает в себя полный перечень дел (папок), в которых хранятся все виды документов, в том числе и Бланки ценных документов, которые подлежат особому учету, нумеруются и если испорчены должны сдаваться обратно с объяснением причин произошедшего.

Номенклатура дел составляется в соответствии с иерархией, принятой в каждой организации.

В числе самых первых размещаются документы вышестоящих организаций. Порядок тоже строго регламентирован: постановления, распоряжения, приказы, инструкции, разъяснительные письма. И никак иначе.

Тот же принцип применим к внутренним документам организации. При этом, отдельно заводятся дела для документов, подготовленных внутри подразделения, отдельно для бухгалтерской и финансовой отчетности. Как правило, особо пухлыми являются папки, касающиеся Системы менеджмента, качества и содержащие множество внутренних и внешних отчетов всех видов и мастей.

Пронумерованные, изготовленные на лощеной бумаге бланки, на которых готовятся исходящие письма, распоряжения и приказы за подписью первого лица, хранятся только в канцелярии и получить их можно только под подпись. Кстати, исходящие письма тоже делятся на разные категории: в государственные и муниципальные органы, в головную компанию, контрагентам по заключенным договорам, обычным заявителям и гражданам.

Это только поверхностное описание чудовищной системы, нарушение правил которой грозит замечанием или выговором. На самом деле писанных и неписанных правил хранения документов во много раз больше. Если вы готовы смириться со скрупулезным соблюдением всего этого, вам удастся пройти по служебной лестнице клерков до самого верха. Ну, а не проще ли быть свободным человеком и не исполнять весь этот бред?

KazanWeek